远程指南

管理者需要注意五件事——如何去搭建、管理一个远程团队?

远程工作中最困难的部分是什么?如何提高远程工作者的工作效率?怎样管理团队可以保障工作生产力和效率呢?

我们作为一家倡导并实行“远程办公室”的公司,近来也收到了不少求职者和管理者的好奇及疑问。从管理者角度,如何去搭建、管理一个远程团队呢?远程团队的效率如何保障?我们也在实践远程工作中多多少少积累了一些宝贵的经验。

今天就来说说“如何建立并管理一个远程团队”。

一个前提:将所有远程工作视为异步工作 

异步工作最早出现于跨时区协调和协作,因为工作日中重叠的时间往往很少,工作中的很多问题会随着时间的不同而放大,这也迫使每个人在沟通上都非常有效率。

相比之下,远程但按相同时间表工作的员工可以依靠同步通信交流。要注意的是,不要依赖于这个安全网,而是要拥抱异步通讯

当团队成员可以自主的拥抱异步工作时,每个人都会有更多的时间投入到高效的工作中,同时大家会更珍惜沟通的效率,也更愿意一起维护规范的工作流程以及有组织的协作方法。

 五个关键点促进远程团队的良性发展 

扩展远程团队的策略没有一种万能的方法,有的是适合组织现状的方法。一些组织需要进行招聘新人来促成远程工作的发生,而有些组织则需要集成新的协作工具以促进远程团队的顺利合作。

因此,使用正确的方法来有效地建立和扩展远程工程团队非常重要。

我们分享五个促进远程团队良性发展的关键点给大家参考。

  1.评估现有结构,制定清晰的团队计划 

想要确保从开始到结束的都有一个清晰扩展策略,有一个针对远程团队的结构化计划是必须的。

这份计划应包含你们想要实现的目标、你计划如何实现该目标以及实现该目标所需的资源,这将成为你们整个团队的指南书。

我们的HR曾说,在远程团队的管理上有些是需要特别注意的,但大部分是任何团队都需要在管理层面做到的。尤其是远程团队,如果基础打的不稳固,问题更容易浮现。

当然这份计划中,除了常规问题,你还需要考虑到远程办公室的配置

例如,远程工具每个月的付费使用量;是否需要重组现有的项目管道以更快地交付应用程序;是否需要为远程团队提供新资源以保证运转。

另外,在雇用新人才之前,重要的是要评估你团队的当前结构。管理者和招聘经理必须了解每个工作角色的关键职责,以及作为远程团队的一员,现有成员为新任务提供的可用带宽。通过评估团队结构,你可以将团队分成更小的小组,专注于特定项目,以保证关键任务的效率。也可以在评估后为团队吸纳远程人才。

 2.建立清晰的远程沟通方式 

透明的沟通对于建立远程工程团队很重要。组织必须制定明确的沟通基本规则,并确保所有团队成员都了解这些规则。你可以针对你的团队制定属于你们的远程沟通方式。

如果你们的项目需要及时响应的部分较多,即可定制工作时间几点至几点所有人on call。

也可以用唤醒所有人开工的方式:参加晨会,成员从 3 个问题开始:昨天我完成了什么工作?今天我打算做什么?我遇到了什么障碍需要大家协助?这是团队的生物钟,从「晨会」开始感受团队工作的节奏。

或许比起及时通讯,你们团队更愿意选择5-10分钟视频通话快速解决问题,避免打字的来回解释。

除此之外,有两个沟通环节需要额外注意。

  • 所有约定的会议都应该有效率和目的

老实说,在办公室面对面的会议很多时候都不能最有效地利用人们的时间。在日历上预订一个小时太容易了,然后会议结束,每个都觉得大部分时间被浪费了。在远程工作中,成员更容易把没有解决的问题推到“远距离沟通”上,试图用更多的会议解决问题。

我们不否认会议的重要性,但是建议,在安排任何会议之前,必须有一个议程和明确的讨论目标。在远程办公室,会议可以很灵活和及时,但组织扔应该有一个共识——即,只举行有明确目标的会议。

  • 清晰地记录一切

我们公司鼓励成员通过文档沉淀、并向其他人分享工作成果及信息。异步工作时,成员对文档的使用至关重要。如果你写的东西不是很清楚,对方可能会浪费一整天的时间等待你的解释,或者浪费时间和精力做错事。

即使团队远程工作的时间是同步的,来回修改也是不可取的。这就是为什么一定要加倍关注所写内容并记录所有内容,我们还会录制下每次的会议方便用于回溯、同步信息给非参会人员。

通过书面沟通来提高和磨练表达的清晰度可以最大限度地减少在沟通层面的工作损失,这是所有远程工作者都应该培养的技能。

总之,不管你们选择什么样的“沟通公约”。每个人都必须知道可用于通信的工具以及如何使用这些工具

此外,员工还应了解不同团队成员的工作时间。通过制定有效的沟通策略,远程团队成员可以相互分享工作中遇到相关问题并提供即时解决方案。

 3.建立远程团队文化 

为了更好的扩展组织、吸引人才、凝聚团队,团队文化在远程组织中也是至关重要的。强大的团队文化会给成员清晰的前进准则,让他们了解需要接受的组织价值观、行为、目的和职业道德。 

在优秀的团队文化中,每个成员都可以认识到自己的责任和期望。此外,团队文化可以确保每个成员都与公司的愿景保持一致,并且毫不犹豫地交流可能使组织受益的想法、建议和解决方案。

查看这篇文章了解公司文化如何影响远程工作的实际体验?为什么组织文化在远程工作中也很重要?远程面试时了解组织文化的 5 个技巧

 4.新员工的 Onboarding 

没有远程办公经验的新员工,融入团队会是一个更挑战的事。

清晰的公司级的 Onboarding 流程 +各职能部门的 Onboarding 流程都是需要的。

一个清晰的Onboarding Guide  Book+一位导师协助督导是较为合适的搭配。

很多全员远程公司都十分看重Onboarding,有的公司甚至把导师督导新人的优先级放到导师原本工作之前。清晰导师的协助工作目标和优先级也很重要,这决定着新人能否在初期更好的上手工作,融入团队。

而有效的Onboarding Guide  Book,需要包括一下几点功能和内容:

  • 可以迅速让新人通过阅读迅速了解公司;
  • 遇到不同情况都能找到相应的上下文;
  • 学习工具使用方法;
  • 熟悉技能提高路径。

现在可以对比自己的Onboarding,检查一下以上几项。一个好的Onboarding应该是像一个通关指南一样,可以一步步帮助新人过关斩将从新手村毕业的。

 5.采用透明的反馈机制 

面对面在办公室你可能更容易通过团队成员的行为、表情等观察到大家的状态。而远程工作的彼此缺少了一种互相看到潜在信息的空间。

所以我们需要更透明、有效的反馈机制允许工程团队成员表达他们的担忧及遇到问题,并向管理层提出问题和反馈。且这种反馈机制最好是对员工来说,表达负担最小的。

在这个反馈机制下,组织必须倾听员工的需求并提供正确的解决方案。

与远程团队成员进行一对一的沟通是个了解成员真实反馈的好方式,在全公司范围的调查可以有效地捕捉员工对工作文化的看法和情绪。

以上就是今天分享一个大前提和五个关键点了。远程组织与传统办公组织一样,需要有不同的协助方式、公约来维护团队成员的工作环境和工作效率。

今天的分享有没有帮助你换一个视角看待远程组织?

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